展示会
海外展示会の出品物を送る：返送・配布・現地処分を先に分ける
ジャパンエキジビション 編集部 · 公開
海外へ送る荷物は、展示品という一つの分類だけでは手配できません。日本へ持ち帰る実機、配布する見本、会場で消費する資材を分け、輸送会社と自社の輸出入管理担当へ相談します。往路の到着日だけでなく、会期後にそれぞれをどう扱うかまで決めてから梱包を進めましょう。
対象：初めて海外展示会へ製品を送る出展担当者
荷物を帰着先で分類する
実機、サンプル、販促物、工具を列挙し、数量・価額・原産地・梱包番号・会期後の扱いをまとめます。同じ製品でも返送する見本と配布する見本は別行にします。持ち帰る予定の品を現地で販売するなど、途中で扱いを変える際も、事前に輸送・通関担当へ確認する必要があります。荷札の品名と明細が対応していれば、現地で箱を探す負担も減らせます。
輸送方法と必要書類を確認する
JETROの出展準備資料では、輸送会社への詳細連絡や、必要に応じたATAカルネ取得が挙げられています。カルネを使えるかは対象物や渡航先等によるため、展示会なら自動的に免税になるとは考えません。航空便・船便・手荷物のどれを使う場合も、現地の搬入指定、通関所要時間、規制の確認を含めて手配先に工程表を作ってもらいます。
現地での受取から再梱包まで決める
到着予定日に自社担当がまだ現地へ着かない場合、誰が荷物を受け取るのかを明確にします。開梱時の状態、箱の保管場所、空箱を回収する時刻、再梱包担当、返送書類の確認者まで割り当てます。会期終了後に残数を数え、配布数や返送数に変更があれば担当者へ伝えます。最後は日本側の受取と破損確認までを輸送の完了条件にします。
| 分類 | 数量以外に残す情報 | 会期後の扱い |
|---|---|---|
| 展示実機 | 型式・製造番号・価額 | 同じ個体を返送するか |
| 配布見本 | 品名・材質・用途 | 配布数と残数 |
| 工具・備品 | 所有者・識別情報 | 持帰り先と担当者 |
| 販促物 | 箱数・重量・言語版 | 残部返送か現地処分か |
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