迷ったときに確かめる
展示会出展：同じ来場者の記録が二件あるとき、どう統合する？
重複した記録を一つにするときは、別の会話や約束を消さないことが重要です。人物情報、会社情報、相談履歴を分け、同一人物か不明なら保留します。
こんな方に展示会の名刺・バッジ読取・会話記録を整理する担当者
このページでできること誤統合を避け、複数の相談を残したまま重複を整理できる
何が重複しているのかを分ける
同じ氏名、同じ会社、同じメールアドレス、同じ相談はそれぞれ違う判定です。会社名が同じだけで人物を一つにしないようにします。同じ人でも別の日に別の製品を相談していれば、会話履歴は両方必要です。名刺情報の整理と、商談件数の重複除外を同じ作業として処理しないでください。
照合には会社が認める項目を使い、表記ゆれを直した元の値も追えるようにします。旧情報と新情報が食い違う場合は、どちらが新しいかを確認します。同姓同名や共有の連絡先など判定できない記録は、無理に自動統合せず確認待ちへ分けます。
人物をまとめても、用件は上書きしない
架空の例で、初日は比較資料を希望し、二日目に技術担当へ仕様を質問した人がいるとします。人物の管理番号をまとめても、資料送付と技術回答の二つの用件は残します。最後の会話だけを採用すると、最初の約束を見失うおそれがあります。
同じ項目に異なる希望があるときも、後の値へ機械的に置き換えません。連絡停止など対応に関わる条件は確認し、全担当へ反映する必要があります。統合の元となった記録、判断理由、変更した項目を残し、誤りに気付いた際に戻せる管理方法を選びます。
整理後は、受持ちと集計を点検する
統合後に同じ相手へ二人が連絡しないよう、営業担当と対応状況を確認します。一方、一社の別部門からの相談は、新しい用件として扱う必要があるかを検討します。個人単位、会社単位、相談単位の件数を分けて表示すれば、何を減らしたかが分かります。
元データを無条件に削除するのではなく、会社の保存ルールに沿って保管し、作業用の一覧と区別します。重複率が高い場合は、現場での登録番号の付け方や読取後のメモとの対応を見直します。後処理だけで直すより、次回の記録方法を改善する材料にしてください。
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。